Despre Cargotrack
Cargotrack este o companie românească ce oferă servicii complete de monitorizare GPS, atât de necesare pentru maximizarea randamentului oricărei afaceri ce deține o flotă auto. Recent, datorită numărului mare de clienți, s-a confruntat cu numeroase dificultăți în gestionarea și monitorizarea ordinelor de plată primite de la clienți și furnizori. Înainte de implementarea unei soluții automatizate, procesul era realizat manual, ceea ce genera pierderi de timp, erori frecvente și o încărcare semnificativă asupra echipelor financiare.
Soluția propusă a inclus dezvoltarea unor integrări și interogări personalizate bazate pe inteligență artificială (AI), care monitorizează continuu email-urile și automatizează procesul de extragere și gestionare a datelor relevante, fără a fi necesară o interfață de utilizare.
Provocarea
Cargotrack s-a confruntat cu următoarele dificultăți în gestionarea ordinelor de plată primite:
- Procesare manuală: Fiecare ordin de plată trebuia citit și prelucrat manual, ceea ce consuma mult timp și expunea procesul la erori umane.
- Lipsa unui sistem automatizat: Fără o monitorizare eficientă, fluxurile de numerar erau dificil de gestionat, afectând reconcilierea și raportarea financiară.
- Diversitatea formatelor: Documentele atașate email-urilor (PDF, imagini scanate etc.) îngreunau procesul de extragere a datelor relevante.
- Risc de erori și omisiuni: Metodele manuale de procesare nu garantau acuratețea și completitudinea datelor, afectând relațiile comerciale și operațiunile financiare.
Soluția propusă
Am dezvoltat o soluție personalizată constând în integrări și interogări bazate pe inteligență artificială, fără interfață utilizator, care gestionează automat procesul de monitorizare și extragere a datelor din ordinele de plată primite.
Principalele componente ale soluției:
- Monitorizarea continuă a email-urilor: Soluția analizează constant inbox-ul pentru a identifica ordinele de plată, eliminând întârzierile cauzate de procesarea manuală.
- Analiza atașamentelor: Documentele primite sunt analizate pentru a verifica dacă sunt ordine de plată. În cazul în care sunt identificate, informațiile relevante (sume, beneficiari, termene) sunt extrase automat.
- Tehnologii avansate de procesare: Am utilizat OCR și algoritmi AI pentru a recunoaște și extrage date chiar și din fișiere scanate sau PDF-uri deteriorate.
- Integrarea cu sistemele interne: Datele procesate sunt importate direct în software-urile financiare existente, asigurând o stocare centralizată și un flux de lucru eficient.
Implementarea și provocările întâmpinate
Procesul de implementare a fost structurat în mai multe etape:
- Analiza proceselor: Am mapat fluxul existent al ordinelor de plată pentru a identifica punctele critice ce necesitau automatizare.
- Dezvoltarea soluției: Algoritmii AI au fost antrenați pentru a recunoaște și procesa ordine de plată din diverse formate, fără a necesita intervenția utilizatorilor.
- Integrarea în infrastructura existentă: Soluția a fost conectată la sistemele financiare interne pentru a asigura un transfer automat al datelor.
- Testare și optimizare: Înainte de implementarea completă, soluția a fost testată în condiții reale și ajustată pentru a maximiza performanța și acuratețea.
Beneficiile soluției
Implementarea acestei soluții a adus multiple avantaje:
- Eliminarea erorilor: Automatizarea completă a eliminat riscurile asociate procesării manuale.
- Reducerea timpului de procesare: Activitățile care anterior necesitau ore au fost reduse la câteva minute.
- Eficiență operațională: Fluxul continuu și monitorizarea în timp real au îmbunătățit gestionarea plăților și reconcilierea financiară.
- Scalabilitate: Soluția poate gestiona creșteri ale volumului de ordine de plată, sprijinind extinderea operațiunilor Cargotruck.
- Centralizarea datelor: Toate informațiile financiare sunt acum accesibile rapid, în format structurat și organizat.
Concluzie
Prin dezvoltarea și implementarea acestei soluții AI, Cargotrack a reușit să își transforme modul de gestionare a plăților. Automatizarea proceselor a permis reducerea erorilor, economisirea resurselor și creșterea eficienței operaționale, oferind un avantaj competitiv în industria transporturilor și logisticii.
